Beteiligungsbogen/Beteiligtenstammbogen

Was ist ein Beteiligtenstammbogen?

Ein Beteiligungsbogen oder Beteiligtenstammbogen (manchmal auch Stammdaten-Fragebogen) ist ein in der notariellen Praxis verwendetes Formular zur vollständigen und eindeutigen Erfassung der an einem Rechtsgeschäft beteiligten Personen.

Er ist ein zentrales Hilfsmittel für die notarielle Arbeit, insbesondere bei Rechtsgeschäften, die kraft Gesetzes der notariellen Beurkundung bedürfen, wie etwa Grundstückskaufverträge, Gesellschaftsgründungen, Eheverträge, oder  Erbverträge. Auch bei notariellen Testamenten kommt er zum Einsatz.

1. Zweck und Funktion

Der Beteiligungsbogen erfüllt mehrere Zwecke:

1.1 Identifikation der Beteiligten:
Der Notar ist gesetzlich verpflichtet, die Identität und Geschäftsfähigkeit der Parteien festzustellen. Dazu prüft er Ausweisdokumente und hält die Personalien im Beteiligungsbogen fest. Dieser enthält in der Regel:

• Name, Geburtsdatum, Geburtsort
• Anschrift
• Familienstand
• Staatsangehörigkeit
• Berufsbezeichnung und Vertretungsverhältnisse (etwa bei juristischen Personen)

1.2 Dokumentation für die Urkundensammlung:
Der Beteiligungsbogen wird Teil der notariellen Akte und dient der Nachvollziehbarkeit, wer genau an einer Urkunde beteiligt war. Dies ist relevant für spätere Auskünfte, etwa bei Grundbuchanträgen oder behördlichen Nachfragen.

1.3 Verknüpfung mit dem elektronischen Rechtsverkehr:
Moderne Beteiligungsbögen erfassen oft auch technische Daten, etwa für die elektronische Kommunikation mit Gerichten, Behörden und Registern oder Angaben zur steuerlichen Identifikation. Der Notar übermittelt z. B. Daten an das Grundbuchamt oder das Handelsregister, und der Beteiligungsbogen bildet hierfür die Datengrundlage.

2. Rechtliche Grundlagen

Die Pflicht des Notars, die Identität der Beteiligten festzustellen und festzuhalten, ergibt sich aus der Bundesnotarordnung (BNotO) und dem Beurkundungsgesetz (BeurkG), insbesondere § 10 BeurkG sowie § 16 Abs. 1 Satz 1 BeurkG.

Der Beteiligungsbogen selbst ist kein Gesetzesdokument, sondern eine praktische Ausgestaltung dieser rechtlichen Anforderungen, standardisiert durch Notarkammern und die Bundesnotarkammer.

Der Beteiligungsbogen ist Teil der notariellen Handakte und dient dem Nachweis ordnungsgemäßer Amtstätigkeit. Er wird nicht mitbeurkundet und hat keine unmittelbare Beweiswirkung wie die Urkunde selbst. Er dient also primär administrativen, prüferischen und rechtssichernden Zwecken.

3. Zusammenhang mit der notariellen Tätigkeit

Im praktischen Ablauf steht der Beteiligungsbogen am Anfang der notariellen Tätigkeit. Sobald ein Mandant einen Beurkundungswunsch beim Notar äußert (z. B. „Wir möchten einen Grundstückskaufvertrag schließen.“), erstellt das Notarbüro/Notariat zunächst für jede beteiligte Partei einen Beteiligungsbogen.

Diese Bögen bilden die Datengrundlage für:

• die Ausarbeitung des Vertragsentwurfs,
• die korrekte Erfassung der Parteien in der Urkunde,
• Meldungen an Register, Finanz- oder Grundbuchämter (z. B. Mitteilungspflichten nach dem Geldwäschegesetz oder dem Grunderwerbsteuergesetz),
• sowie die risikobasierte Prüfung nach dem Geldwäschegesetz, insbesondere die Feststellung des wirtschaftlich Berechtigten gemäß § 3 GwG bei juristischen Personen oder rechtsfähigen Personengesellschaften.

Der Beteiligungsbogen ist also nicht nur „Formulararbeit“, sondern ein elementares Instrument der rechtlichen Vorsorge, um:

• die Richtigkeit der Urkunde zu gewährleisten,
• die gesetzlichen Sorgfaltspflichten des Notars (Identitätsprüfung, Plausibilitätskontrolle, Aufklärungspflicht) zu erfüllen,
• und Haftungsrisiken zu minimieren.